Come Scrivere Email Professionale: 10 Metodi che ti Aiuteranno!

Scrivere Email Professionale

Scrivere Email Professionale: Le e-mail aziendali sono un pilastro della comunicazione moderna. In un dato giorno, l’impiegato medio riceve oltre 80 e-mail .

È molta comunicazione.

Sebbene inviamo molte e-mail, molte di esse non sono efficaci. La posta in arrivo di tutti contiene quelle e-mail difficili da leggere o elaborare, in giro perché il destinatario non è chiaro su come rispondere o agire. Non lasciare che ciò accada alle tue email aziendali. Etichetta, stile e formato sono essenziali per scrivere e-mail che ottengano risultati.

Questo articolo metterà in evidenza le migliori pratiche e ti guiderà passo dopo passo attraverso un’e-mail aziendale efficace. Integrando questi metodi nella preparazione delle e-mail, scriverai e-mail migliori e migliorerai la comunicazione generale.

Corso di scrittura e-mail

Impara a scrivere email migliori in meno tempo.

Quattro domande chiave:

Ci sono quattro domande che devi considerare quando inizi a creare la bozza di un’e-mail aziendale:

1. Chi è il mio pubblico?

In tutta la scrittura aziendale, il pubblico è la considerazione principale. La persona per cui scrivi determinerà il modo in cui scrivi la tua email. Il lettore determinerà il tono, la formalità e il contenuto della comunicazione.

Il lettore della tua posta elettronica potrebbe essere il tuo collega, cliente o supervisore. Ogni lettore avrà un background, una conoscenza del progetto e delle priorità differenti. Puoi utilizzare gli acronimi del progetto con un collega che ha la tua stessa profonda conoscenza del progetto. Gli stessi acronimi creeranno confusione per un dirigente che necessita di un aggiornamento per la previsione del budget.

Con il tuo pubblico in prima linea, scriverai sempre un’email più efficace.

Il pubblico include tutte le persone incluse nei campi del mittente. Ciò include il To :, CC :. e BCC: i campi ma l’attenzione principale dovrebbe essere su quelli nel campo A. Scrivere per il pubblico significa anche utilizzare correttamente questi campi.

 Il campo “A:” è per il pubblico diretto che deve rispondere o eseguire un’azione dal contenuto dell’email. Il campo “CC:” è per i lettori che hanno bisogno di ricevere la conversazione e-mail per riferimento o chiarezza, ma non devono agire né rispondere. Il campo “BCC:” è per il pubblico che deve vedere solo l’email iniziale e nessuna delle successive catene di risposte.

L’utilizzo errato dei campi del mittente è un errore comune dell’email aziendale. Si verifica quando il pubblico e i loro ruoli non vengono considerati in modo ponderato.

Usa il campo Ccn in modo molto giudizioso. Spesso è meglio inoltrare un’e-mail separatamente, con una breve dichiarazione sul motivo per cui stai inviando queste informazioni.

2. Qual è lo scopo?

Un’email deve avere uno scopo. E deve avere un solo scopo.

Questa pratica di posta elettronica è chiamata “regola di una cosa”.

Ogni e-mail deve coprire solo un elemento, un’attività o una richiesta specifica.

Coprire più azioni in un’unica e-mail può causare confusione e inefficienza. Un’e-mail non deve includere sia le note di revisione del rapporto del cliente sia una domanda di pianificazione per la riunione trimestrale. Questo scenario richiede due messaggi di posta elettronica separati.

Limitando le e-mail a una cosa, l’e-mail è più facile da comprendere, elaborare e agire per il destinatario. Questa chiarezza aumenta la comprensione e la produttività.

In pratica, a volte dobbiamo chiedere diverse informazioni relative allo stesso argomento. In questo caso, usa un elenco numerato per chiarire al tuo lettore che la richiesta ha dei componenti. Ciò aiuterà il tuo lettore a rispondere facilmente e ti assicurerà di ricevere tutte le specifiche di cui hai bisogno.

Ho bisogno che tu riveda questi tre elementi prima di rilasciare lo schizzo al team di produzione:

  1. Soddisfare
  2. Design
  3. Scelta del colore

3. Questa email è necessaria?

C’è la tendenza a comunicare in modo eccessivo tramite e-mail. Sebbene la posta elettronica sia efficiente e fornisca una traccia cartacea elettronica, non tutte le comunicazioni dovrebbero avvenire tramite posta elettronica.

Chiediti: “Questa email è davvero necessaria?” Forse una telefonata veloce o un ping sul messenger aziendale è più appropriato. Se ti aspetti molto avanti e indietro sull’argomento, una breve conversazione può eliminare una lunga  catena di email.

Scegli il canale giusto per inviare informazioni. L’email è fantastica, ma è un canale.

4. L’email è appropriata?

La posta elettronica può essere utilizzata in molti scenari, ma non è sempre appropriata.

Se stai fornendo cattive notizie, fallo di persona o tampona l’email con attenzione. Un’e-mail è impersonale ed è difficile trasmettere empatia o compassione. Se devi scrivere un’e-mail di scuse aziendale, segui queste regole .

Le informazioni sensibili inviate tramite e-mail corrono il rischio di essere condivise accidentalmente. Ci sono molti casi di incidenti e-mail , da divertenti a gravi. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un contatto personale o di un’opinione personale, valuta se è appropriato per un’e-mail. Se non vuoi che venga condiviso accidentalmente, sii molto attento a come viene inviato in primo luogo.

Se non sei sicuro che un’email sia appropriata, chiediti se ti sentiresti a tuo agio con quell’email proiettata in una riunione. Alla riunione partecipano il tuo capo, tutti i tuoi futuri capi e tua madre. Se supera questo test, invialo. In caso contrario, probabilmente c’è qualcosa che non è appropriato.

5. Stile e-mail

Le email aziendali hanno uno stile molto specifico. Sono professionali ma brevi. Dovrebbero essere scritti per essere scremati, ma con informazioni sufficienti per consentire una risposta completa.

Se ti piace questo articolo potresti essere interessato  al nostro corso di scrittura di email online .


Tono

Trovare il tono corretto può essere il più grande mal di testa nella stesura di un’e-mail. Il tono cambia in base al tuo pubblico. Può variare da formale a amichevole, ma è sempre professionale e dovrebbe sempre essere abbinato al tuo pubblico.

La gentilezza verbale può spesso essere trascurata negli sforzi per essere brevi nelle e-mail. Tuttavia, “per favore ” e ” grazie ” dovrebbero essere inclusi ogni volta che è appropriato.

Evita TUTTO MAIUSCOLO perché SUONA COME STAI URLANDO.

Inoltre, scrivere tutto in maiuscolo potrebbe indirizzare la tua email alla cartella spam). Se non urli la dichiarazione di persona, non urlarla in un’e-mail. Utilizza invece il corsivo, la  sottolineatura o il grassetto per enfatizzare i punti importanti.

Esempio: le richieste di ferie devono essere presentate con almeno due settimane di anticipo .

Notare il tono aspro se il testo in grassetto viene sostituito con maiuscole: le richieste di ferie devono essere presentate ALMENO DUE SETTIMANE IN ANTICIPO. 

Un’eccezione: usa tutto maiuscolo nelle intestazioni delle e-mail quando scrivi a qualsiasi organizzazione che rimuove la formattazione html dalle e-mail. I militari, le accademie militari e alcune istituzioni finanziarie con rigorosi protocolli di sicurezza spesso eliminano la formattazione html. 

I titoli sono molto utili per i lettori. Consentono a un lettore di scorrere e trovare facilmente le informazioni. Sono la migliore arma di uno scrittore d’affari contro il sovraccarico di informazioni.

Evita l’uso eccessivo di punteggiatura o emoji. I punti esclamativi dovrebbero essere usati con parsimonia! Gli emoji continuano ad avere un ruolo più importante nella comunicazione digitale e diverse guide di stile hanno approvato il loro uso giudizioso nella scrittura aziendale. Seguo la regola di usarli solo dopo che l’altra parte ne ha inviato uno. Non dovrebbero mai essere utilizzati nelle e-mail aziendali formali.

Formato

Le e-mail sono pensate per essere scremate, quindi dovrebbero avere molto spazio bianco per aiutare il lettore. Usa paragrafi, elenchi e punti elenco più brevi per semplificare le informazioni. Inoltre, utilizza i titoli per suddividere i concetti e consentire a un lettore di scorrere rapidamente.

Inoltre, la formattazione scomoda copiata da altri documenti o e-mail può essere fonte di distrazione. Per avere una formattazione perfetta per la tua e-mail, elimina la formattazione del testo del nuovo contenuto utilizzando la funzione Rimuovi o Formattazione del tuo client di posta.

Di seguito sono riportate le funzionalità di formattazione più comuni e come utilizzarle.

Carattere: il carattere è il carattere tipografico che dovresti scegliere per la tua email. È meglio scegliere un sans serif (un carattere tipografico senza tratti decorativi alla fine) in quanto sono più moderni, semplici e facili da leggere sullo schermo. Sono anche più facili da leggere in piccole dimensioni. Gmail utilizza Sans Serif come impostazione predefinita. Puoi anche usare Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS o Verdana.

Dimensione del testo: dovresti provare a mantenere la tua e-mail nella dimensione normale. Questo è tra 10 e 12 punti.

Grassetto: puoi usare il grassetto per i titoli e per enfatizzare il testo importante. Il testo in grassetto attira l’attenzione dei lettori mentre scansionano l’email.

Corsivo: il corsivo è un modo più morbido per attirare l’attenzione su un’area di testo. Sono usati per mettere in risalto un’area di una frase. Non fanno risaltare le parole quando l’utente esegue la scansione di una pagina come fa il testo in grassetto. Il corsivo dovrebbe essere utilizzato anche per i titoli delle opere complete .

Sottolineato: il testo sottolineato può essere facilmente confuso con un collegamento. Quando si scrive un’e-mail, è meglio non utilizzare il testo sottolineato per attirare l’attenzione su un’area di un’e-mail. È meglio usare il grassetto o il corsivo.

Colore del testo: dovresti evitare di utilizzare più colori del testo in un’e-mail poiché attira l’attenzione su più posizioni e sembra poco professionale. È probabile che il tuo programma di posta elettronica renda blu i tuoi collegamenti ipertestuali. 

Allineamento: la scrittura aziendale utilizza testo completamente allineato a sinistra. La scrittura accademica fa rientrare la prima frase di un paragrafo di cinque spazi. Nell’email aziendale, non avrai mai bisogno di far rientrare l’inizio di un paragrafo. 

Utenti di scansione pagine in un modello F-fuggire . Modificando l’allineamento, è più difficile per il lettore scorrere.

Numeri: l’ utilizzo di un elenco numerato può aiutare a organizzare i contenuti in cui la sequenza è importante. Ad esempio, se stavi descrivendo i passaggi, dovresti utilizzare un elenco numerato.

Punti elenco: i punti elenco sono un ottimo modo per creare spazi bianchi sulla pagina e attirare l’attenzione sugli elementi correlati. I punti elenco funzionano meglio per elenchi non ordinati. 

Rientro di più: nelle e-mail aziendali non dovresti far rientrare la prima frase di un nuovo paragrafo. Un’interruzione di riga rappresenta l’inizio di un nuovo paragrafo. Il pulsante più rientro consente di aggiungere un rientro al testo. Ciò è utile in rare occasioni quando si desidera indicare che alcune informazioni sono un sottoinsieme di ciò che le ha precedute. Crea un’indicazione visiva che le informazioni rientrate sono meno importanti.

Riduci rientro: consente di spostare il contenuto a sinistra.

Testo citazione: se ti riferisci a testo citato, dovresti usare la funzione testo citazione. Fornisce un leggero rientro al contenuto e una linea verticale grigia a sinistra. Questo mostra ai lettori che stai citando del testo.

Rimuovi formattazione: se stai incollando del testo nella tua e-mail, è fondamentale utilizzare la funzione di rimozione della formattazione. Altrimenti incollerai gli stili di testo e sarà ovvio al tuo lettore che copi e incolli quel testo. Per utilizzare questa funzione selezionare il testo che si desidera rimuovere dalla formattazione. Quindi fare clic sul pulsante Rimuovi formattazione.

Parti di una grande email

Analizziamo ogni sezione di un’e-mail aziendale per evidenziare le migliori pratiche da implementare nella tua scrittura.

Linea tematica

La riga dell’oggetto è il mini-riepilogo della tua email. Offre la più grande opportunità per garantire che la tua email venga letta. L’obiettivo di una riga dell’oggetto è far sì che il lettore apra l’email senza ingannarli. È anche il luogo in cui vengono commessi più comunemente gli errori.

Consideralo come il titolo della tua email. Dovrebbe essere una panoramica di 3-8 parole del contenuto.

Le righe dell’oggetto troppo brevi o troppo lunghe creano confusione. Se il messaggio di posta elettronica sembra difficile o confuso a cui rispondere, il destinatario potrebbe non aprirlo immediatamente o del tutto.

Cattivi esempi:

‘Importante!’

‘Per la tua revisione’

“Domande sulla richiesta di estensione della scadenza del rapporto sull’obiettivo di rendimento di espansione” per la riunione con i clienti “

Buoni esempi:

‘Consegna del tuo ordine BookShop 2 dicembre’

“Revisioni report cliente: rivedere entro le 16:00”

“Estensione del rapporto di espansione richiesta fino a venerdì”

I client di posta elettronica esamineranno anche la riga dell’oggetto per rilevare eventuali segni di spam. Ciò è particolarmente importante per i team di vendita che potrebbero inviare messaggi di posta elettronica a freddo. Alcuni termini sono contrassegni per algoritmi di spam e possono essere filtrati in una cartella della posta indesiderata. Evita di usare parole come “Vendite”, “Per favore leggi” o “Profitti” o di argomenti composti da una sola parola.

Assicurati anche di rispondere al thread corretto. Non utilizzare un vecchio thread di posta elettronica per un nuovo argomento .


Saluto

Il tuo saluto dovrebbe essere professionale e conciso. È sempre preferibile rivolgersi al destinatario utilizzando il suo nome, ma potrebbe non essere sempre possibile.

  • Buon pomeriggio,
  • Saluti,
  • Gentile Sig.ra Jones:
  • Ciao Jeff, (formato di saluto)
  • Ciao, Jeff. (formato frase)

Breve piacere

Se stai inviando un’email a qualcuno per la prima volta, la nostra riga di apertura potrebbe essere un breve piacere che collega te e il destinatario. Una frase dovrebbe essere sufficiente. I ndicate come è stato collegato. Questo promemoria fornirà al lettore il contesto per le seguenti informazioni.

“È stato un piacere incontrarti all’evento di networking di ieri sera.”

Se hai ricevuto qualcosa dal destinatario, ringrazia. Potrebbe essere un ringraziamento per un’offerta di assistenza, per un contenuto interessante che hanno condiviso o anche per la semplice lettura dell’email.

“Grazie per aver condiviso il tuo articolo sulle strategie di gestione. I risultati sono preziosi. “

“Apprezzo che tu abbia dedicato del tempo ad aiutarmi con questo progetto.”

Se vuoi mantenerlo generale, i migliori auguri faranno.

‘Spero che tu stia bene!’

Ometti un saluto piacevole se hai comunicato tra loro di recente o frequentemente.

Fai molta attenzione ai convenevoli esagerati all’inizio dell’e-mail. Lo scopo della tua email dovrebbe essere l’inizio palese. Ricorda l’acronimo BLOT – riga inferiore in alto. Cosa vuoi che sappia o faccia il tuo lettore? Questa è l’apertura più importante.

Scopo

Come notato in precedenza, ogni e-mail dovrebbe indirizzare solo una cosa, uno scopo. Questo compito, richiesta o informazione dovrebbe essere presentato in modo chiaro e direttamente dopo il piacere. Questo è il BLOT : la linea di fondo in alto.

Sii conciso e diretto. Non nascondere la tua richiesta o può essere facilmente trascurata o ignorata.

“Fornisci il tuo feedback sul budget.”

‘Puoi partecipare alla riunione di avvio del progetto giovedì prossimo?

“Hai avuto delle revisioni alla relazione finale?”

Ricorda l’acronimo BLOT – Bottom Line On Top.

Informazioni aggiuntive

Alcune email aziendali potrebbero richiedere informazioni aggiuntive per il lettore. Potrebbe essere un chiarimento sull’attività, un collegamento a risorse o esempi o altre informazioni utili. Queste informazioni dovrebbero essere incluse con attenzione. Dovrebbero essere aggiunti solo contenuti direttamente rilevanti.

Chiamare all’azione 

Verso la fine dell’email, includi uno specifico invito all’azione. L’e-mail viene inviata per eseguire un’attività. L’invito all’azione non dovrebbe lasciare confusione sulla tua richiesta. Non dare per scontato che il lettore comprenda il risultato desiderato dalle informazioni precedenti. Le e-mail possono essere facilmente interpretate erroneamente se è presente un’area grigia.

Questa dichiarazione dovrebbe includere l’azione specifica e la tempistica. Se stai inviando l’email a più persone, chiarisci la responsabilità dell’attività nominando direttamente la persona designata.

Il chiarimento dei compiti e delle aspettative consente al destinatario di rispondere in modo più efficace.

Cattivi esempi: “Puoi occupartene?”

“Fatemi sapere cosa ne pensate.”

Buoni esempi: “Sarah: puoi inoltrare il sondaggio a tutto il personale entro venerdì a mezzogiorno, per favore?”

“Apprezzerei il tuo feedback sulla bozza di ordine del giorno. Se hai modifiche, ti preghiamo di inviarle entro domani, martedì, alle 10:00. “

Se desideri una conferma, puoi formulare l’invito all’azione come una domanda. Se l’invito all’azione è una notifica che non richiede necessariamente una risposta, puoi strutturare l’invito all’azione come una dichiarazione.

Messaggio di chiusura 

Il messaggio di chiusura indica semplicemente che l’email è completa. Sebbene non sia un requisito nella moderna scrittura di e-mail, una frase breve ed educata completerà piacevolmente la tua e-mail.

‘Grazie per il tuo tempo,’

‘Attendo la tua risposta,’

‘Cordiali saluti,’

Sign-off e firma

La fine dell’e-mail include una firma del tuo nome. La frase deve corrispondere alla formalità dell’email.

Più formale: il dottor John Smith

Dr. Smith

John Smith

Meno formale e più comune: John

La tua firma e-mail è un tipo di biglietto da visita elettronico che viene aggiunto alla tua e-mail. Dovrebbe includere il contesto e i dettagli di contatto più importanti per il tuo lettore. Questo è il posto giusto per aiutare il tuo lettore con contatti pertinenti o informazioni contestuali, non per vantarti o inserire citazioni filosofiche. Le immagini e i loghi possono essere utili, ma fai attenzione alle dimensioni e al modo in cui appariranno sui dispositivi mobili.

Allegati e link

Eventuali allegati o collegamenti a cui si fa riferimento devono essere inclusi nell’e-mail. Assegna un nome al file in modo che sia chiaramente identificato o includi il titolo del documento tra parentesi subito dopo averlo menzionato nell’e-mail.

Non costringere il lettore a cercare le informazioni di cui ha bisogno.

Se un allegato è stato inviato in precedenza al destinatario, allegarlo di nuovo comunque. In questo modo, possono accedere facilmente alle informazioni anziché cercare nella posta in arrivo. Ovviamente, ricontrolla che il file sia allegato e corretto. Dimenticare di includere un allegato richiede una risposta non necessaria (e imbarazzante!) Che lo richieda, il che può ritardare il lavoro.

I collegamenti possono indirizzare il lettore a siti Web o directory intranet. Questi collegamenti ipertestuali possono essere lunghi e distrarre nel testo dell’email. Invece, integra il collegamento ipertestuale nella frase esistente.

Dovresti anche testare il collegamento per assicurarti che apra il sito corretto.

Revisione

Una volta composta la tua email, non fare clic su Invia. Ancora.

Prenditi un momento per rivedere la tua email. Verifica la presenza di errori grammaticali o ortografici ( Grammarly ha un utile strumento gratuito). Gli errori di battitura suggeriscono disattenzione e possono persino trasmettere informazioni errate.

Ricontrolla date, orari, nomi, collegamenti, allegati e altri dettagli specifici. 

Controlla tre volte che i destinatari corretti siano nei campi del mittente.

I nostri hack e-mail preferiti

Annulla invio

Hai mai cliccato su Invia e poi sei rimasto senza fiato per l’orrore? Forse è un “Non volevo inviarlo a quel Brad!” situazione. O potrebbe essere il meno imbarazzante ma comunque fastidioso “Volevo includere Brad in quell’e-mail!” scenario.

Per fortuna, alcuni client di posta elettronica hanno trovato una soluzione a questo potenziale imbarazzo con l’aggiunta di “Annulla invio”.

In Gmail, puoi abilitare questa funzione nelle Impostazioni. Puoi scegliere tra un periodo di cancellazione da 5 a 30 secondi.

In Outlook è possibile richiamare un messaggio di posta elettronica non letto inviato a un destinatario con un account Exchange nella stessa organizzazione. Questa funzione non funziona bene nella pratica perché se è stata letta da qualcuno, non può essere richiamata. In questo caso, inoltra semplicemente l’email con un errore e dichiara le tue scuse e chiarimenti.

Risposte predefinite in Gmail

Mandi la stessa email più e più volte? Risparmia tempo utilizzando le risposte predefinite in Gmail .

Questa funzione consente di salvare le email standard. Quando desideri inviare la risposta standard, seleziona semplicemente il modello preparato preferito nella finestra di composizione. Puoi anche impostare Risposte predefinite in modo che vengano inviate automaticamente alla posta in arrivo con dettagli specifici.

Filtri e cartelle

La tua casella di posta è travolgente? L’uso ponderato di filtri e cartelle può aiutare a ridurre lo stress della posta elettronica.

Puoi etichettare e persino codificare a colori le email di persone specifiche o persino di interi domini. Queste etichette consentiranno di archiviare facilmente le e-mail una volta lette.

Puoi impostare filtri per contrassegnare automaticamente come letti o archiviare email di riferimento a bassa priorità, come un aggiornamento del monitoraggio della consegna.

Un breve investimento nel tempo di configurazione fornirà risparmi di tempo a lungo termine.

Pianifica le email con Gmail

Lavori fino a tardi, ma vuoi che la tua email arrivi domani mattina per prima cosa nella posta in arrivo del tuo cliente?

Prima suggerivamo di utilizzare Boomerang per pianificare le email, ma ora puoi farlo direttamente da Gmail. Se fai clic sulla piccola freccia a destra del pulsante di invio, puoi specificare quando verrà inviata l’email.

I messaggi di posta elettronica pianificati verranno visualizzati in una nuova cartella denominata “pianificato” proprio sotto la cartella “inviati”. Da lì puoi annullare l’invio in qualsiasi momento prima dell’invio dell’email.

Attenzione:  se invii informazioni a destinatari che ti segnalano, non inviare e-mail a tarda sera perché possono creare un’aspettativa di lavoro 24 ore su 24, 7 giorni su 7 in tutto il tuo team. Pianifica le e-mail da inviare all’inizio del normale orario di lavoro. 

Tasti rapidi

La stesura di un’e-mail aziendale efficace richiede tempo. Tuttavia, puoi risparmiare tempo utilizzando le scorciatoie da tastiera. Salva i clic durante la selezione delle e-mail, contrassegnando come non letti, aggiungendo un collegamento ipertestuale e altro ancora. Controlla le scorciatoie per Gmail e Outlook .

Si apre la traccia delle email

Se hai mai inviato l’e-mail: “Sto solo controllando per vedere se hai ricevuto questo.”, Allora dovresti utilizzare il monitoraggio delle e-mail.

Esiste un’ampia gamma di componenti aggiuntivi e applicazioni e-mail che rileveranno se la tua e-mail viene aperta dal destinatario.

Conclusione

Il volume di e-mail che riceviamo e inviamo a volte può diminuire la nostra motivazione a scrivere un’e-mail aziendale efficace. Considera le quattro domande chiave quando prepari un’e-mail. Scrivilo in un modo che sia conciso ma trasmetta chiaramente le informazioni e la richiesta al lettore.

Il tuo lettore (e la sua casella di posta) lo apprezzeranno.